ネットショップを運営している方の頭を悩ませていることの1つに「在庫管理」があるのではないでしょうか？
商品数が少ないケースでは問題は起きにくいものの、Excelなどファイルでの在庫管理に限界を感じている方も少なくはないと思います。
近年では取り扱い商品数やオンライン店舗が増え、担当者が人手で在庫を管理することが難しくなっており、在庫管理には簡単で安全な「在庫管理システム」を導入して効率的に行う企業が増えています。
そこでこの記事では下記3つの観点で在庫システムについてご紹介していきます。
- 在庫管理システムとは？導入のメリットやデメリット
- 導入時に特に注意して検討するべきポイント
- ネットショップ運営者にオススメの在庫管理システムの特徴
EC事業を運営する上で「在庫管理」が重要な理由
在庫管理システムをご紹介する前に「なぜネットショップを運営する上で在庫管理が重要なのか」を説明します。
そもそも在庫管理とは、「何が・いくつ・どこにあるのか」を管理することを指します。
この在庫管理が正しくされていないことで、大きく分けて2つの問題が生じてしまうため、重要な位置付けとされています。
1つ目は事業運営上の問題です。在庫を正しくカウントできていないことで、余剰在庫を持ってしまい倉庫費用がかさんだり、本来売れるはずであったものをうることができず、お客様を逃してしまうマイナスな点があります。
2つ目に会計管理上の問題が生じます。簡単にいうと、在庫の数を正しく把握していないことにより利益が間違って計算されてしまいます。こちらは、法人としてネットショップを営む以上、信頼性を担保するためにも欠かせない要素です。
つまり事業を伸ばすためにも、会社としての信頼を維持するにも在庫管理が欠かせないのです。
手動で在庫管理を行うには限界がある
しかし取扱商品のSKU数や各商品の在庫数・配送拠点数が増えると、人の手による管理（Excelなどのファイル管理が多い）ではミスを完全に防ぐことは難しくなってきます。
またSKUが増えるごとに在庫管理に時間が取られ、他の業務に手が回らなくなる場合もあります。
そんな中導入されるようになったのが「在庫管理システム」なのです。
「在庫管理システム」とは在庫管理をミスなく効率的に行うためのシステム
在庫管理システムとは、実際の在庫数を正しく管理し、かつ効率的に運営を行うためのシステムです。
在庫管理システムを提供している企業は多数あるため、一部違いはありますが、一般的な機能をご説明していきます。
在庫管理の業務範囲は入荷から出荷まで
一言で「在庫管理」と言っても、実際に行なっている業務は
- 入荷
- 在庫
- 出荷
の3ステップに分かれています。
システムを導入することで各ステップでの業務が改善される
在庫管理システムには各ステップの業務を効率化し、正しく在庫数を把握して事業運営ができるようにするための機能が備わっています。
在庫管理システムを使用することで、業務の効率化と人的ミスの削減を同時に行うことができるのです。
自社開発よりも外部システムの利用がおすすめ
在庫管理システムを導入するケースは2つ考えられます。
- 自社でシステム開発を行う
- 外部のシステムを利用する
自社でエンジニアの開発リソースを大きく持っている場合を除いては、開発に大きなコストや期間がかかってしまうため、
すでにシステム稼働実績があり、導入までの期間も比較的短くて済む外部システムを利用することをおすすめします。
クラウド型かオンプレミス型か
在庫管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つのパターンがあります。
上記の図のようにそれぞれにメリット・デメリットがあるため、自分たちの事業や運営体制の実態にあった方を選ぶようにしてください。
在庫管理システム導入のメリットとは？3つをご紹介！
在庫管理システムの基本的なことが分かったら次に気になるのは「導入したらどんな良いことがあるんだろう？」ということですよね。ここでは3つのメリットをご紹介していきます。
メリット1：在庫管理ミスによるチャンスロスや費用負担を減らすことができる
まず一番大きなメリットとしてあげられるのが、在庫管理ミスによってこれまで生じていたチャンスロスや想定以上の費用の負担を軽減できるということです。
具体的な例で紹介します。
また正しく数量をカウントしていることで、追加発注の判断がしやすいという利点もあります。
メリット2：業務の効率化により他の業務に注力できる
2つ目のメリットとして挙げられるのは、在庫管理業務の効率化を行うことで他の業務にその人員を当てられることです。
例えばこれまで3人で行なってきた業務を1人で行えるようになれば、手が空いた2人は事業的に注力すべきポイントに時間を割くことができます。
ネットショップの数が増え、競合も多数存在する現在では商品やマーケティングの差別化が重要となっています。
そのため在庫管理業務からそのような業務にシフトしてもらうのが賢い選択だと考えられます。
メリット3：SKU数や在庫数の増加に備えられる
メリットの3つ目は将来に向けての投資としての側面があります。
今はまだSKU数や在庫数が限られていてExcel管理で問題がない状態でも、今後SKU数・在庫数・店舗数を増やしていこうとお考えの場合は、先にシステムを導入を進めておくことで事業拡大に備えることができます。
重要なのは事前に安全かつ正確なオペレーションを構築しておくことです。
在庫管理システム導入のデメリットとは？
次に在庫管理システムを導入するデメリットについてご説明します。
デメリット1：システム導入に伴うオペレーション再構築やトレーニングが必要
1つ目は在庫管理システムの導入後にシステムに慣れたり、これまで行なっていた業務フローを再構築したりする必要があります。
特に長い間同じオペレーションで業務を行なっていた人からすると、新しいシステムが入ることで、逆に業務が行いにくくなったと感じてしまう場合があります。
また複数の人が在庫管理業務に携わっている場合、全員へのトレーニングコストもかかってしまいます。
デメリット2：在庫管理以外の業務上のミスや時間削減には対応できない
2つ目のデメリットは、システム導入の目的が「受注〜出荷までの業務で起きるミスを減らしたい/業務を効率化したい」といったものである場合、在庫管理上のミス削減や効率化はできても、それ以外の業務に存在する課題は解決できないことです。
具体的には在庫管理システムの導入のみでは、受注管理業務や出荷業務をカバーしきれません。
システム導入を検討するなら必ず考えるべきポイント5つ
これまで見てきたメリット・デメリットを踏まえた上で在庫管理システムを導入したいと考えている場合、次に気になるのは「どうやって利用するシステムを選べばいいんだろう」ということですよね。
ここでは、選ぶ際に特に気にしたいポイントを5つご紹介していきます。
ポイント1: 自社で取り扱っている商品に合った管理ができるか
まず1つ目に、運営しているネットショップで取り扱っている商品にあった在庫管理ができるかがポイントとなります。
わかりやすい例でいうと、「食品」が挙げられます。食品の場合、温度管理や賞味期限管理がかなり重要となってきますよね。
導入を決める前に賞味期限管理が可能かを必ずチェックするようにしましょう。
（当社の提供するLOGILESSでは賞味期限管理機能がついております！）
ポイント2: 初期投資や利用費用に対して、リターンが得られるか
次に考えるべきこととしては、初期投資やシステム利用にかかる費用に対して、得られるメリットが大きいかどうかがあります。
導入システムや事業の状態によっては、お金や労力をかけてもあまり成果を得られないといったケースも考えられるため、導入を検討している段階できちんと試算することが求められます。
ポイント3: 連携可能なサービスは十分か
ポイントの3つ目に挙げられるのは、現在使用しているサービス・モールや今後導入しうるものとの連携がうまくできるかどうかです。
複数のモールに同じ商品を出品している場合、それぞれのモールごとに在庫を振り分けるのではなく、全在庫をリアルタイムに出店モールに反映してくれた方がありがたいですよね。
また受注管理システムや配送ソフトをすでに使用している場合、それらのシステムとの連携が可能かも確認した上で選ぶようにしましょう。
ポイント4: 在庫管理以外の課題も総合的に解決できるか
在庫管理以外の業務フローにも課題がある場合、一緒に解決できるシステムであるかも重要な判断要素となります。
在庫管理システムを提供しているサービスの中には、受注管理や顧客管理・配送管理も一緒に行うことができるものもあります。
そういった業務にも課題を感じているのであれば、システムを別々に導入するのではなく、1つのサービスとして提供しているところを選ぶ方が一般的には費用も抑えられ、連携の設定なども少なくて済むのでおすすめです。
ポイント5: 導入後のサポート体制が整っているか
在庫管理システムは導入して終わりではありません。
導入後に現場にシステムの使い方を浸透させたり、事業の状態に合わせて使い方をカスタマイズさせたりすることが必要となります。
そのためシステム導入後のサポートが手厚いか、困った時にすぐに相談でき返答を早くもらえるかも検討の軸に入れるべきでしょう。
「在庫管理」はもちろんバックヤード業務全体を効率化できる 「自動出荷」とは？
ここまで「在庫管理システム」について解説してきましたが、最近ではさらに広範囲の業務を効率化できる「自動出荷」という形態が広まりつつあることをご存知ですか？
EC事業者の中で導入が増えている「自動出荷」とは
【自動出荷】とは在庫管理だけではなく、受注後の業務を全て専門の物流代行業者にアウトソースし出荷完了まで自動化することが可能なスキームです。
こちらの図をご覧いただくと、在庫管理システムに比べカバー範囲が広いことを理解していただけるかと思います。
自動出荷機能がそなわった総合サービスを利用することで在庫管理はもちろんのこと、在庫管理以外のバックヤード業務を全て自社作業から切り出すことが可能となり、より効率的な事業運営を行えるようになります。
【自動出荷】について詳しくはこちらの記事でもご紹介しています。
自動出荷に必要な機能がすべてそろっているサービス│LOGILESS
当社が提供しているLOGILESSは、上述したような「自動出荷」を実現させるためのシステムです。
- バックヤード業務全体を管理できるシステムLOGILESS
- LOGILESSが導入されている物流倉庫
上記の2つをセットで利用することで「自動出荷」が可能となります。倉庫の選び方がわからないという事業者さまのために、当社では専門のコンサルタントが事業者さまに最適の物流倉庫をご紹介し、自動出荷が実現できるようにサポートを行うので初めての導入でも安心してご利用いただけます。
つまりLOGILESSを利用することで在庫管理/受注管理/倉庫管理が一度に可能となり、アウトソース先の倉庫まで見つけることができるのです。
LOGILESSでは在庫管理機能の詳細や、より幅広い業務をカバーする「自動出荷」のことがざっくりわかる概要資料をご用意しています。詳細が気になる方は、ぜひダウンロードしてくださいね。
