ECサイトで商品を販売する際、商品発送時に領収書や受注書などの書類を発行する必要があります。 受注書は、取引の発注を受けたタイミングで最初に作成する重要な書類であり、さまざまな場面で使用されます。
しかし、初心者の方は「受注書には何を記載すればよいのか？」「作成時のポイントは？」と悩むことがあるかもしれません。 そこで、本記事では、受注書の基本から作成時の注意点、効率的に作成する方法まで詳しく解説します。
この記事で分かること
・受注書と他の書類との違い
・受注書に記載すべき項目や書き方のポイント
・受注書を効率的に作成する方法と注意点
受注書とは？ほかの書類との違いも確認
受注書とは、注文を受けたことを証明するために、受注した側が発行する書類です。受注書には注文内容や商品の数量などが記載されており、発注書が発行された後に作成されます。
この書類は、品物の受注が完了したことを示すために必要なものであり、ECサイトを運営している場合などは適切に作成し、保管することが求められます。
また、事業を運営するうえで、受注書以外にもさまざまな書類を発行・管理する必要があります。 それぞれの書類の役割や違いを理解しておくことも重要なため、次に詳しく解説します。
注文請書とは？受注書との違いを理解しよう
注文請書は受注書と混同されやすい書類ですが、以下の2つの点で異なります。
- 注文請書には「発注書を受け取った」という意味が含まれる
- 受注書は商品の売買に使用されるのに対し、注文請書は作業や業務の請負契約に用いられる
作業請負の場合、有形の業務としては「建設業務」「工事の請負」があり、無形の業務では「清掃業務」「設備の保守・メンテナンス」などが該当します。
また、注文請書にはさまざまな内容が記載されるため、会社によっては受注書の代わりに発行されるケースもあります。
注文書とは？発注書との違いや役割を解説
注文書は、発注者が受注者に対して注文内容を記載し、発行する書類です。事前に打ち合わせした内容が記載されており、この情報をもとに受注書や注文請書が発行されます。
そのため、受注者が注文書を発行してくれないと、取引先とのトラブルにつながる可能性があります。 取引が成立している場合は、できるだけ早く注文書を作成し、電子メールや紙などで相手に送付するようにしましょう。
また、発注書も取引の際に使用される書類で、注文書とほぼ同じ役割を持っています。 法的にも大きな違いはないため、発注書を送付している場合でも問題ありません。
受注書はどう書けばいい？書き方のポイントを解説
受注書は、商談や取引を成立させるうえで重要な役割を果たします。 しかし、「どのように書けばいいのか？」と悩む方も多いのではないでしょうか。
発注を受けたタイミングで速やかに作成する必要があるため、内容をスムーズに記載することが求められます。 そこで、受注書を書く際に押さえておきたいポイントを詳しく解説します。
受注書に決まったフォーマットはないが統一が重要
受注書には、法的に決められた形式やフォーマットは存在しません。 企業や組織によって受注書の形式は異なり、見比べると違いがあることが分かります。
ただし、各企業では受注書のフォーマットを統一し、管理を行っているのが一般的です。 書き方がバラバラだと管理が煩雑になり、取引先にも負担をかける可能性があります。
そのため、法的な決まりはなくても、事業所ごとにフォーマットを統一しておくことがおすすめです。
記載内容は発注書と揃えるのが基本
受注書を作成するときは、発注書の内容と揃えるのが一般的です。発注書と一致させることで、取引先が受注書を受け取った際にスムーズに内容を把握できるため、円滑な取引につながります。
また、受注書の記載ミスや漏れ、管理ミスを防ぐためにも、発注書と内容を揃えたフォーマットを作成することが重要です。
ただし、場合によっては、複数の発注内容をまとめて受注書を作成したり、発注内容を追記したりすることもあります。 その際は、内容に沿って適切に追記し、正確な受注書を作成すれば問題ありません。
臨機応変に対応しながら、正確で分かりやすい受注書を作成するようにしましょう。
受注書に記載すべき項目とは？必須情報をチェック
受注書を作成するときは、どのような項目を記載すべきか事前に確認しておくことが重要です。受注書の明確な記載ルールはありませんが、必要な情報が不足していると、発注者が不安に感じる可能性があります。
以下の情報は、受注書に必ず記載しましょう。
- 宛先や発行者
- 金額や納期
- 備考や特記事項
- 挨拶文や担当者の氏名
宛先や発行者は、誰からの依頼なのかを明確にするために必須の項目です。
- 宛先には住所、会社名、担当者名を記載
- 発行者には氏名、連絡先、会社名、住所を記載
金額については、単価・小計・消費税・合計の4つの金額を明記し、納期の日付や納品場所、商品名もしっかり記載しておくことで、取引先の信頼を得られます。
備考や特記事項には、注文内容に関する注意点や、商品取り扱い時の留意点を記載しましょう。特に、破損しやすい商品などは事前に注意書きを入れておくことで、トラブルを防ぐことができます。 また、重要な点は太字やカラーを使って強調すると、相手に伝わりやすくなります。
挨拶文や担当者名も、ビジネスマナーとして記載しておくと丁寧です。例えば、以下のような例文を受注書に入れることができます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびはご注文いただき、誠にありがとうございます。
さらに、担当者の名前を明記することで、確認の手間を減らし、スムーズなやり取りにつなげることができます。
受注書を作成する際の注意点とは？信頼につながるポイントを解説
受注書を適切に作成することで、取引先との信頼関係を築くことができます。 しかし、書き方や管理方法を誤ると、取引のプロセスがスムーズに進まなかったり、会社の信用に影響を与えたりする可能性があります。
ここでは、受注書を作成する際に注意すべきポイントについて詳しく解説します。
全ての情報を正確に記載することが重要
受注書を作成する際は、全ての情報を正確に記載することが不可欠です。上記で紹介したように、宛先・金額・特記事項・挨拶文などに誤りがあると、取引先が再確認を求めることになり、業務の手間が増えてしまいます。
また、受注番号や商品コードなどの入力ミスも、受注書の修正作業を発生させ、発行の遅れにつながる可能性があります。
受注書をスムーズに作成するためには、ミスを防ぐための工夫が必要です。 情報を毎回手入力するとミスが生じやすいため、テンプレート化することで正確性を向上させ、業務の効率化を図ることをおすすめします。
明瞭な表現を用いて分かりやすく記載する
受注書を作成する際は、発注者がすぐに内容を理解できるよう、明瞭な表現を心がけることが重要です。
受注書では、挨拶文・商品説明・注意点・特記事項などを簡潔に記載することが多いですが、曖昧な表現だと相手に正確な情報が伝わりません。
そのため、簡潔で明確な表現を意識し、しっかりと言い切るようにしましょう。 文章が長くなると意味が伝わりにくくなるため、短い文章で要点を整理し、重要な部分は赤字や太字で強調するなどの工夫をすると、より分かりやすくなります。
印鑑の種類とルールを事前に把握しておく
会社で受注書を作成する際は、証明のために印鑑を使用しますが、適切な印鑑の種類やルールを事前に把握しておくことが重要です。印鑑には会社名や部署名が印字されており、企業によって使用する種類やルールが異なる場合があります。
例えば、受注書と発注書で異なる印鑑を使用する企業もあれば、すべての書類に同じ印鑑を使用する企業もあります。 また、会社によっては特定の書類に限りシャチハタの使用を許可しているなど、細かいルールを設けている場合もあります。担当者はこれらのルールをしっかり確認しておきましょう。
もし間違った印鑑を使用すると、発行ミスや作成手続きの遅れにつながる可能性があります。 不要な工数を防ぐためにも、事前にルールを確認し、適切な印鑑を使用するようにしましょう。
課税文書の受注には収入印紙が必要
受注書の中には課税文書に該当するものがあり、領収書と同様に収入印紙の貼り付けが必要です。商品売買のみの場合は不要ですが、作業や業務の請負契約に関する受注書では収入印紙が必要となり、契約金額に応じて税額が異なります。
以下が収入印紙の税額一覧です。
| 契約金額 | 収入印紙の税額 |
|---|---|
| 1万円未満 | 非課税 |
| 1万円〜100万円以下 | 200円 |
| 100万円〜200万円以下 | 400円 |
| 200万円〜300万円以下 | 1,000円 |
| 300万円〜500万円以下 | 2,000円 |
| 500万円〜1,000万円以下 | 10,000円 |
| 1,000万円〜5,000万円以下 | 20,000円 |
| 5,000万円〜1億円以下 | 60,000円 |
| 1億円〜5億円以下 | 100,000円 |
| 5億円〜10億円以下 | 200,000円 |
| 10億円超〜50億円以下 | 400,000円 |
| 50億円超 | 600,000円 |
取引金額に応じた収入印紙を準備しましょう。一般的な取引では数百円から数千円、高額な契約でも数万円程度が多いため、事前に必要な金額を確認しておくことが重要です。
受注書の保存期間を守り、適切に管理する
受注書を発行した後は、法律で定められた保存期間を守り、適切に管理することが重要です。保存期間は、個人事業主が7年間、法人が10年間と定められており、過去の取引を証明するために必要です。
また、税務署の調査時には証拠書類として提示する必要があるため、適切に保管しておくことが求められます。
さらに、社内の内部監査や過去の取引履歴を確認する際にも、受注書は重要な資料となります。 紙のファイルやデジタルデータのどちらでも、見やすく管理しやすいように、クライアントごとや月ごとに分類して保存するのがおすすめです。
受注書のバックアップを取って安全に管理する
受注書を作成する際は、バックアップを取っておくことも重要です。受注書は発注を受けたことを証明する大切な書類であり、適切に管理・保管する必要があります。
しかし、どれだけ厳重に管理していても、手違いやミスによって受注書が削除されたり、破損したりすると、大きなトラブルにつながる可能性があります。
そのため、デジタルで管理している場合は、別の場所にもバックアップを取っておくと安心です。 また、紙に印刷して保管しておくことで、万が一のデータ消失にも備えられます。 企業の運用方法に合わせて、適切なバックアップ方法を導入しましょう。
受注書を効率的に作成する方法とは？業務をスムーズに進めるポイント
受注書の発行は、会社によっては大量に処理する必要があるため、効率的に作成することが重要です。特に、ECサイトなどで物品を販売している場合、1日に数百件の受注書を作成することもあります。
受注書を効率的に作成するために活用できる方法について詳しく紹介します。
テンプレートを作成・共有して業務を効率化する
受注書を効率的に作成する方法の一つに、テンプレートの活用があります。社内で統一した受注書テンプレートを用意しておけば、担当者はテンプレートを複製して取引先に発行するだけで済むため、毎回ゼロから作成する手間が省けます。
また、テンプレートがあれば、自社の業務に合わせてカスタマイズできるほか、問題が発生した際にも素早く修正・改善できるというメリットもあります。
既存のテンプレートは、専用のWebサイトやExcelのフォーマットをダウンロードして利用可能です。基本的な必要項目がすでに記載されているため、カスタマイズも容易に行えます。
ただし、受注数が非常に多い場合、テンプレートを使った手作業では負担が大きくなることもあります。 そのため、会社の状況に応じて、テンプレートの活用方法を検討するのが良いでしょう。
自動計算機能を活用して作業を効率化
受注書の作成には、自動計算機能を活用することも効果的です。商品の発注によっては、数量が多くなると合計金額や税額を計算するのに手間がかかる場合があります。
そのため、Excelやスプレッドシートなど、自動計算が可能なツールを活用することで、手計算よりも速く正確に処理できるため、業務の効率化につながります。
電卓を使って手動で計算するよりもミスを防ぎやすく、確認作業の負担も軽減できるため、受注業務をスムーズに進めるためにも積極的に導入を検討しましょう。
受注管理システムを導入して業務を効率化
書類作成を効率化したい場合は、受注管理システムの導入がおすすめです。必要な情報を事前に入力しておけば、システムが自動的にデータを取得し、受注書を作成してくれます。
これにより、人為的なミスを防ぐだけでなく、転記の手間を削減し、業務効率の低下を防ぐことが可能です。
また、導入によってさまざまなメリットが得られますが、コストも発生するため、費用面での負担が業務効率の向上と見合うかを事前に確認することが重要です。
受注書の作成を効率化！受注管理システム導入を検討しよう
受注書の内容について紹介してきました。受注書の作成は、商品を提供する際に重要な役割を果たし、取引先からの信頼を得るためにも正確に作成することが求められます。
また、作業効率を向上させるには、受注管理システムの導入がおすすめです。これにより、手間やミスを大幅に削減でき、業務の生産性を高めることができます。
企業の状況に応じて、受注管理の方法を見直し、最適な仕組みを導入してみてください。
