メルカリでの取引時、発送が遅れる場合があります。
購入者に対してその遅延をきちんと伝えることは大切ですが、どのように伝えるべきか悩むことも多いでしょう。
誠意を込めた謝罪と、発送予定日を明確に伝えることが重要です。
今回は、発送遅延時の例文とその書き方、さらによくある質問について解説します。
適切な対応をすることで、信頼を損なうことなくスムーズな取引が可能になります。
メルカリでお客様への発送が遅れたときの対応方法
メルカリで取引を行う中で、商品の発送が遅れることがあるかもしれません。
予想外の遅延が発生した場合、お客様にどう対応すべきかを解説します。
適切な対応を行うことで、お客様との信頼関係を保ち、トラブルを最小限に抑えることができます。
遅れが発生しそうな場合は事前に連絡を入れる
商品の発送が遅れる可能性があると判明した時点で、すぐにお客様に連絡を入れましょう。
連絡を遅らせてしまうと、お客様の信頼を失う原因となり、今後の取引にも悪影響を及ぼします。
電話やメールなど、速やかに届く手段を選ぶことが大切です。
お客様への連絡は、誠実で丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
遅延の理由や状況が未確定であっても、「現状を確認後、改めてご連絡いたします」といった誠意を伝えることが重要です。
お客様にとっては、事前に状況を知ることで、準備や対応をする時間が得られます。
早期にお知らせすることで、トラブルの回避につながり、信頼関係を維持できます。
謝罪の言葉を忘れず、できる限り具体的な情報を提供することで、お客様の不安を和らげることができます。
遅れの理由と新たな発送予定日を伝える
発送が遅れる場合、遅延の理由を正直にお客様に伝えることが大切です。
「仕入れ元からの納期遅延」「物流トラブル」「在庫不足」など、具体的な理由を簡潔に説明しましょう。
お客様は、理由を聞くことで納得しやすくなります。
また、遅れを発生させたことに対して、謝罪の言葉を添えることも忘れずに。
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」「お待たせしてしまい、心よりお詫び申し上げます」といった表現が効果的です。
遅延によって生じた不安を解消するためには、発送予定日も具体的に伝えることが重要です。
例えば、「〇月〇日に発送準備を整え、〇日にはお届けできる予定です」とお知らせすることで、お客様に安心感を与えることができます。
発送が完了した際には、再度お知らせを入れることで、より良い印象を与えることができます。
「本日、商品を発送いたしました。お届けまで今しばらくお待ちください」といった連絡をすることで、トラブルを最小限に抑えられます。
心からのお詫びと謝罪を伝える
発送が遅れる場合、事前に連絡を入れるとともに、心を込めて謝罪の言葉を伝えることが求められます。
「この度は、発送が遅れる可能性があり、大変申し訳ありません」といった表現を使うことで、誠意を伝えることができます。
また、謝罪の際には具体的な状況を踏まえた表現を用いると、より信頼感を高めることができます。
「発送遅延により、お手数をおかけし、申し訳ございません」といった具体的な謝罪が効果的です。
遅延の理由や今後の対応策についても簡潔に説明し、お客様に安心していただけるよう努めましょう。
誠実な対応を心がけることで、今後の関係も良好に保つことができます。
送付状・メール文ではお詫びの言葉を最小限に、迅速な発送を最優先
発送が遅れた商品の配送時には、余分な説明を省き、迅速に発送することが最優先です。
発送が遅れた理由を長々と説明するのではなく、「発送が遅れて申し訳ありません」と簡潔に伝え、最速で商品を届けることに集中しましょう。
また、具体的な到着予定日を伝えることで、お客様の不安を軽減できます。
例えば、「本日、商品を発送いたしました。〇日にはお手元に届く予定です」と伝えると効果的です。
さらに、今後同様の遅延が発生しないよう改善に努めることを伝えると、より誠実な印象を与えられます。
「今後の改善に努めてまいります」といった一言を加えると良いでしょう。
発送後には、受け取り後に問題がないかを確認できるように、「何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」と記載しておくと、より安心感を与えることができます。
郵送後に連絡を入れる
商品の発送後には必ずお客様に連絡を入れましょう。
発送通知があることで、お客様は商品の発送を確認でき、安心感を得ることができます。
特にオンラインショップでは発送通知がないとお客様が不安を感じることがあるため、迅速な連絡が重要です。
発送完了の報告とともに、追跡番号や配送業者の情報も伝えると、より親切な対応となります。
「本日、ご注文の商品を〇〇便で発送いたしました。追跡番号はXXXXXXですので、配送状況をご確認ください」といった具体的な情報を添えることで、お客様が配送状況を確認でき、安心して待つことができます。
到着予定日についても目安を伝えることで、受け取り準備がしやすくなります。
細やかな配慮が信頼につながり、リピーター獲得にもつながるでしょう。
メルカリで発送が遅れる場合の例文
具体的な遅延時の例文をご紹介します。
発送まで日程よりも発送が遅れる場合
「○○様、大変申し訳ありません。発送予定日を『1～2日』に設定していましたが、こちらの不手際で発送が遅れてしまいます。発送予定日は〇日です。お約束の期間までに発送できず、申し訳ございません。」
体調不良で発送が遅れる場合
「○○様、大変申し訳ありません。体調を崩してしまい、発送が遅れます。〇日頃には発送できるかと思います。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。」
帰省で発送が遅れる場合
「ご購入いただきありがとうございます。ただいま帰省中のため、発送が遅れます。〇日頃には発送できるかと思いますが、お待ちいただけますか？もしキャンセルをご希望の場合はご連絡いただけると幸いです。」
出張で発送が遅れる場合
「○○様、大変申し訳ありません。急な出張が入り、発送が遅れます。〇日頃に発送予定ですが、お待ちいただけますか？もしキャンセルをご希望の場合はお知らせください。」
入院で発送が遅れる場合
「○○様、大変申し訳ありません。私事で恐縮ですが、急に体調を崩し入院をすることになりました。退院時期が未定のため、発送が遅れることをお許しいただければ幸いです。キャンセルをご希望の場合はご連絡いただけますと助かります。」
発送日の予測がつかない場合の連絡例
「お世話になっております、出品者の○○です。商品の発送についてお知らせいたします。予定より発送が遅れることとなり、ご連絡させていただきました。急で申し訳ないのですが、体調を崩し、現在入院中です。退院日が未定のため、発送できる日程がまだわかりません。お待たせしてしまい、本当に申し訳ありませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。」
このように、発送が遅れ、発送日の予測が立たない場合は、遅延の理由を明確に伝えることが大切です。
特に、退院日がわからない場合や、予定が不確定な場合は、率直にその状況を伝え、相手に不安を与えないよう心がけましょう。
また、発送予定日が明確にわからない場合でも、できる限り状況を説明することが信頼を維持するために必要です。
もし、遅延が長引く可能性がある場合、メルカリ事務局への連絡も忘れずに行いましょう。
発送日の予測がつく場合の連絡例
「突然のご連絡失礼いたします。ご購入いただいた商品についてお知らせいたします。大変申し訳ありませんが、身内に不幸があり、発送が遅れてしまいます。もともとの発送予定日は○日でしたが、△日までに発送できる予定です。お待たせしてしまい申し訳ありませんが、どうかご理解のほどよろしくお願いいたします。」
発送日がわかる場合は、できるだけ具体的に予定をお伝えすることが重要です。
たとえば「△日あたりまでに発送予定」といった大まかな日程でも、購入者に安心感を与えることができます。
もし、商品の情報欄に記載した「発送までの日数」を超えてしまう場合は、メルカリの事務局に連絡をすることが必要です。
事務局へは、アプリの「お問い合わせ」から連絡できます。その際、取引中の商品IDも忘れずに伝えてください。
キャンセル希望を尋ねる例文
「連投でご連絡失礼いたします。現在、商品発送が遅れている件についてお知らせいたします。体調不良により、発送が数日遅れる可能性があります。おおよその発送予定日は△日あたりですが、このままお待ちいただけるか、もしくはキャンセルを希望されるかご連絡いただければ幸いです。よろしくお願いいたします。」
メルカリの発送遅れに関するよくある質問
メルカリで発送が遅れる場合の注意点
ここではメルカリで発送が遅れる場合の注意点について解説していきます。
「連絡なし」が最も避けるべき行動
メルカリでは、出品時に「発送までの日数」を設定します。
この日数は「1〜2日」「2〜3日」「4〜7日」から選ぶことができ、購入者はこの日数を参考にして商品を選ぶことができます。
急いでいる場合、同じ商品であっても発送までの日数が短い出品者を選ぶことがあるため、発送のタイミングは重要な要素です。
出品者として最も避けるべきなのは、発送までの日数を過ぎた後に購入者へ連絡をしないことです。
もし連絡をしなければ、購入者は「商品が届かないのでは？」と不安になり、出品者への信頼が損なわれてしまいます。
連絡がなかった場合、発送後に受取評価で低評価をつけられる可能性もあります。
発送遅れには必ず連絡を
発送が遅れることは誰にでもあることです。
突発的な出来事や急用が入ることもあるため、発送が遅れる場合には、必ず購入者に事情を伝えるようにしましょう。
たとえば、仕事の都合や天候不良、体調不良や交通機関の遅延、新型コロナウイルス感染症など、理由はさまざまです。
こういった事情は、購入者も理解してくれることが多いので、誠実に説明することが大切です。
遅れる場合には、できるだけ発送予定日も伝えておくと、購入者の不安を軽減できます。
たとえば、次のようなメッセージを送ると良いでしょう。
「急な出張が入ってしまったため、発送が遅れてしまいます。あさって発送予定です。」
発送予定日がわからないと、購入者はさらに不安になるため、なるべく具体的な日程を伝えることが重要です。
購入者の立場を考える
発送が遅れる理由に関しては、出品者にはいろいろな事情がありますが、購入者は「発送する時間はあるのでは？」と感じることもあります。
たとえば、コンビニで24時間発送できるため、発送に時間が取れないのはおかしいと考える購入者もいるかもしれません。
特に、コンパクトな商品であれば、通勤や通学の途中でコンビニに立ち寄れるのではないかと思う購入者もいます。
多くのユーザーは発送遅延に理解を示してくれるでしょうが、中には急ぎの理由がある場合もあるため、相手の立場を尊重することも重要です。
発送日数の余裕を持たせる
発送が遅れるリスクを減らすためには、最初に設定する「発送までの日数」に余裕を持たせることも有効です。
たとえば、「1〜2日」ではなく、「4〜7日」を選んでおくと、万が一の遅れに対応できる時間が確保できます。
1週間あれば、急な予定変更にも対応できるので、発送のタイミングを調整しやすくなります。
もちろん、早めに発送できる場合は、できるだけ早く対応することが望ましいですが、余裕を持たせることで不安を減らすことができます。
メルカリで発送が遅れる場合は、誠意をもって対応しよう
メルカリで発送が遅れる場合、購入者に対して迅速かつ丁寧に連絡をすることが大切です。
遅延理由や発送予定日を明確に伝えることで、誤解や不安を防ぎます。
また、相手がキャンセルを希望した場合には、柔軟に対応することも信頼につながります。
発送遅延時には誠意を持って謝罪し、感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
適切な対応を心がけることで、取引の円滑な進行が期待できます。
